Quando si organizza un evento privato spesso si sottovaluta l'impegno necessario per realizzare tutti gli aspetti in maniera ottimale, per questo è bene servirsi, nella maggior parte dei casi, dell'aiuto di un professionista del settore, come quelli di Nosilence.it , che si occupa proprio di organizzare eventi, allestire fiere e noleggiare arredi da più di vent'anni. Dalle prime bozze fino al progetto creativo vero e proprio, l'evento viene organizzato in tutto e per tutto, anche attraverso progettazioni multimediali, per renderlo unico e originale.
Come organizzare un evento: da dove cominciare
Per organizzare un evento è necessario avere ben chiaro, fin da subito, la tipologia di festa che si vuole realizzare: è ovvio che un battesimo non sarà realizzato alla stessa maniera di un compleanno o di un matrimonio. Tuttavia, al di là delle questioni specifiche che riguardano il singolo evento, ci sono dei fattori da tenere in considerazione che accomunano qualsiasi tipo di ricorrenza che si vuole festeggiare o, in generale, qualsiasi evento che si vuole organizzare:
- scegliere il giorno dell'evento;
- definire il budget a disposizione per realizzare l'evento;
- stilare una lista degli invitati;
- trovare la location perfetta per l'evento.
Scegliere il giorno dell'evento
La prima cosa da stabilire quando si organizza un evento è il giorno in cui si terrà. Questa operazione è più semplice nel caso di ricorrenze, come per esempio un compleanno o un anniversario, ma per altri tipi di eventi è bene fare una scelta ragionata, evitando giorni in cui tutti i potenziali invitati potrebbero essere a lavoro o fuori città per le vacanze. Se si vuole organizzare un evento in un giorno festivo o durante il weekend, occorre sicuramente muoversi molto tempo prima, quantomeno per bloccare la location.
Definire il budget a disposizione per realizzare l'evento
Organizzare un evento privato può essere più o meno costoso, a seconda di cosa si ha in mente di realizzare. Per questo motivo, prima di cominciare con l'organizzazione vera e propria, bisogna stabilire a quanto ammonta il proprio budget e valutare un costo orientativo di tutte le spese, per evitare di ritrovarsi con del denaro mancante al momento del saldo. Ovviamente, più elementi si aggiungono all'evento, più il costo sale, anche in maniera notevole.
Trovare la location perfetta per l'evento
Trovare la location più adatta all'evento potrebbe sembrare un'operazione semplice, ma in realtà non è proprio così. Infatti, spesso si tende a consultare cataloghi online o si evita di recarsi di persona sul luogo: niente di più sconsigliato, per non ritrovarsi delle brutte sorprese il giorno dell'evento. È consigliabile, quindi, recarsi sempre di persona nel luogo in cui si intende organizzare l'evento e capire se effettivamente è adatto a contenere tutti gli invitati, se l'allestimento che si ha in mente di realizzare si adegua al contesto e se la location permette di realizzare tutto ciò che si vuole organizzare quel giorno. Per esempio, se si organizza una festa di compleanno a tema principesco, di certo non si organizzerà in un agriturismo in campagna.
Alcuni consigli utili
Solitamente, gli eventi privati sono caratterizzati dalla consumazione di cibo. Spesso si organizzano cene o pranzi, ma anche buffet e angolo bar sono molto richiesti. Quando si sceglie il menù, si deve tenere sempre conto delle esigenze di tutti gli invitati e non solamente del proprio gusto personale. Per esempio, se ci dovesse essere un invitato celiaco, ci si dovrà assicurare che, tra le portate, ci siano piatti senza glutine, o comunque si dovrà prevedere un'alternativa valida ai piatti che l'invitato non può mangiare. Questa accortezza vale anche per altri lati dell'organizzazione, dalla location alla data prescelta.