Nel 2004 ha raggiunto il suo completamento un lungo iter di leggi e regole atto a rendere possibile, e anzi auspicabilmente il nuovo standard, la conservazione sostitutiva di tutta la documentazione relativa agli uffici, sia per le aziende del comparto privato sia per gli uffici della pubblica amministrazione; azione che richiedeva, essenzialmente, il benestare legislativo all’attribuzione alle copie digitali dei documenti dell’identico valore detenuto dai cartacei, così da poterli sostituire E tale obiettivo è stato raggiunto pienamente; ma richiede l’esecuzione di una serie non complessa ma precisa di procedure per soddisfare le esigenze legali, procedure che conviene quindi conoscere per assicurarsi tutti i vantaggi derivanti dal nuovo sistema. La distinzione chiave da fare è quella fra documenti analogici, ossia cartacei, e informatici, ossia nati in formato digitale.
I primi, infatti, hanno una gestione lievemente più complicata. La delibera CNIPA del 2004 che regolamenta tecnicamente il settore ha stabilito che ciascuno di essi debba essere separatamente acquisito tramite scanner, quindi memorizzato direttamente su supporti ottici; ove necessario, se ne potrà accludere l’impronta. Successivamente la figura del responsabile della conservazione dovrà occuparsi di apporre all’insieme dei documenti, o ad una qualche evidenza informatica che li riassuma, sia il riferimento temporale sia la firma digitale. Per quella particolare categoria di documenti, poi, che la legge definisce come “unici”, sarà necessaria un’ulteriore tappa; un pubblico ufficiale dovrà a sua volta apporre sia la firma digitale che il riferimento temporale, certificando che le copie digitali sono perfettamente omogenee e conformi agli originali. Solamente una volta ultimate tutte queste procedure sarà possibile procedere alla distruzione degli originali cartacei, avendone assicurata la conservazione in forma elettronica.
Molto più semplice la gestione dei documenti cosiddetti informatici, ossia di quelli che fin dalla loro origine sono sempre stati in puro formato digitale. Questi possono semplicemente essere memorizzati in supporti adatti, ottici o meno; ad assicurarne la veridicità e inserirli in pieno nel ciclo della conservazione sostitutiva è necessaria solamente la firma digitale, e l’apposizione del riferimento temporale, da parte del responsabile della conservazione, senza necessità d’intervento da parte del pubblico ufficiale.
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